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秘書の採用基準

秘書は、直属の上司や役員だけでなく、社内と社外共に、多くの人と関わる仕事です。そのため、秘書の採用基準は面接でも書類でも、より多くの能力や経験を持ち、柔軟な対応をすることができることが求められています。書類審査では、過去にどのような経験をしてきたのか、また、どのような資格やスキルを持っているのかといった点が見られています。その人の持つスキルや経験が、会社にとって生かされるものであることが相手に伝わることで、採用の確率も高くなります。

所持している資格が、秘書としての仕事に直接生かせるものであればさらに良いでしょう。実際に秘書として働くと、ちょっとしたメモや書類などを顧客に渡すこともあります。そのため、どのような字を書く人なのかと言った点も、書類審査では見られています。読みやすく丁寧な字が描ける人で、なおかつ文章もシンプルで、要点を相手に伝えることができる文章を書くことができれば尚良いでしょう。

面接では、どのような人柄の人で、どのような印象を与える人なのかと言った点を会社は見ています。笑顔ではきはきと受け答えをし、難しい質問にも自信を持って受け答えができる人物は印象が良いでしょう。ただし、自信を持った受け答えでも、図々しさが前にでてしまっては印象が悪くなってしまうので、謙虚さも持ちながら、自信を持った対応を出来る人物が求められています。面接の質問内容は、これまでの仕事経験や転職のきっかけや理由などについて聞かれることがも多いでしょう。こういった質問に答える際も、文章を書くのと同じように、わかりやすい言葉でシンプルに、尚かつ要点を相手に伝えることができる能力が求められています。だらだらと過去の経験について話すのではなく、どういった経験をしたのか、どのような問題があったのか、どのようにして解決したのかなど、要点をまとめて話すことができるようにしておきましょう。

また、秘書という仕事は、ストレスもつきものです。会社は、その人物がどれだけストレスに対応できる人なのかと言った点も見ています。実際に言葉で、「ストレスに対応できます」というのではなく、面接での質問に答える中で経験を話し、どのように問題を解決したのかといった話することで、ストレスや問題に対しての取り組み方を伝えることができます。秘書は顧客の会社ともやりとりをしていくことから、どんな問題にも臨機応変に対応し、問題から逃げることなくひとつひとつ解決していくことができる人物が必要なのです。


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