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秘書の適性(向き・不向き)

■秘書にはしたたかさが必要
『したたか』という言葉はあまり良い表現では使われませんが、秘書に向いている人は良い意味でしたたかな女性です。常に頭を働かせていなければならない仕事ですが、それを表情に出してはいけません。スケジュール通りに物事が進まないことも日常茶飯事ですが、イライラしたり、不安な表情をしたりせず、常にポーカーフェイスでいることが求められます。色々な感情や考えを第三者に悟られないように装えるしたたかさは秘書にとって必要な要素です。

■几帳面で柔軟性のある人
秘書の仕事は多岐にわたります。スケジュール管理や資料作成、取引先とのやり取りなどなど…機密書類を扱うこともありますし、毎日のメールや郵便物のチェックなどを行う上で、几帳面さは秘書にとって必要不可欠な適性です。また、イレギュラーな予定が入ることも多いので、臨機応変に物事を考え、対処出来る柔軟性も求められます。秘書が判断を間違うことで会社にとって重大な問題を引き起こしてしまうことだってあるのです。コレと決めた予定を覆されるのが嫌な人や、几帳面にチェックしたり整理したりするのが苦手な人は秘書には不向きであると言えます。

■物覚えが良い、覚えることが好きである人
会社の役員秘書をしていると、会社内外のさまざまな人と会う機会が多くなります。どこの会社、部署の誰で、どんな肩書きがあるのか、担当の上役とどのような関係であるかを秘書は逐一覚えなければなりません。親しい人であれば、お中元やお歳暮などを贈ることもあるので、好みや家族構成まで把握する必要もあるでしょう。中には年に数えるほどしか会わないような人もいますが『誰?』という状態では秘書の仕事は務まりません。担当の上役がその人のことを忘れてしまっていても、さりげなく名前や会社名を呼んで思い出させることが出来るくらい頼もしい存在であるべきです。

■気が利き、気遣い、心遣いの出来る人
一から十まで口に出して言われなくても担当の上役の求めることを察知し、言われなくても気を利かせて動ける、気遣いや心遣いの出来る人は秘書向きです。上役以外にも接する人が多くなりますので、全ての人に同じように気遣いが出来ることが秘書には求められます。気遣いが出来ない秘書がついていると、担当の上役の評価まで下がってしまう可能性だってあるのです。たかが『秘書』ではなく、秘書として取るべき行動が理解できる人は重宝されるでしょう。

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